Comment importer des contacts ?

La fonction "Importer" permet d'ajouter des contacts depuis un fichier XLS ou XLSX. Grâce à cette fonction, vous pouvez aussi mettre à jour rapidement plusieurs contacts.

1. Cliquez sur "Importer/Exporter"
2. Cliquez sur "Nouvel import"
3. Si nécessaire, téléchargez le modèle de fichier XLS ou XLSX, afin de respecter le format attendu par AlarmTILT

1. Le téléchargement va alors se mettre en statut "Analyse en attente de traitement", ce qui signifie que le système est en train de précharger vos données avant analyse de celle-ci:

1. Une fois le fichier préchargé, vous recevez un e-mail vous informant que l'import est en attente de validation.
2. À ce stade, les contacts de votre fichier Excel ne sont toujours pas importés dans votre annuaire. Le système vous demande d'abord de vérifier les erreurs possibles contenues dans le fichier :

1. Si le résultat vous convient, vous pouvez cliquer sur "importer".

Vos contacts seront alors importés dans l'annuaire dans les prochaines minutes. Vous recevrez à nouveau un mail de confirmation.

Action :

Une colonne 'Action' est ajoutée automatiquement, vous pourrez le constater en téléchargeant le fichier template d'import. Cette colonne vous permet d'indiquer au système ce que vous souhaitez faire avec ce contact : les valeurs reconnues sont : 'Delete', 'Insert' ou 'Update'.

Si cette colonne est vide, alors le système va par défaut considérer qu'il s'agit d'une mise à jour.

Il est possible d'insérer un contact qui porte exactement le même nom qu'un autre contact déjà présent dans l'annuaire (un jeton sera attribué à chaque contact, pour les différencier)

Attributs :

Pour ajouter des attributs via un import, il est nécessaire de respecter la dénomination qui a été définie dans AlarmTILT. Pour celà, il est conseillé de procéder comme suit :

• Ajout des attributs et, si nécessaire, des valeurs de ceux-ci dans AlarmTILT.
• Export de l'annuaire.
• Ajout des attributs dans le fichier Excel (les colonnes relatives aux nouveaux attributs doivent apparaître).

Attention : Lors d'encodage d'attributs dans le fichier Excel, il est nécessaire que celui-ci soit parfaitement identique à la valeur encodée dans AlarmTILT. Pour attribuer deux valeurs d'attribut à un contact, il faut placer les attributs les uns en dessous des autres. Par exemple, si on souhaite attribuer à un contact l'attribut "Fonction" = "Directeur" ET "Membre cellule de crise", dans le fichier Excel il faudra encoder sous la colonne "Fonction":